Karen Berman, Joe Knight, John Case
„Inteligencja finansowa. Co przedsiębiorca musi wiedzieć o liczbach”

Czy księgowy może wyjechać z firmy Ferrari?

Dzisiaj w prosty i szybki sposób można założyć firmę. Jednak niewielu przedsiębiorcom udaje się przetrwać pierwszy rok. Wśród tych, którym się nie powiedzie, może być spore grono biznesmenów zakładających działalność jednoosobową zamiast na przykład spółki z o. o. Trzeba pamiętać, że wtedy odpowiada się całym swoim majątkiem, a wraz z upadkiem firmy kuleje również budżet w gospodarstwie domowym. Jeśli sprzedaż jest na dobrym poziomie to wszystko działa jak być powinno – czy na pewno? Z e-booka pt. „Inteligencja finansowa. Co przedsiębiorca musi wiedzieć o liczbach” autorstwa K. Berman, J. Knight i J. Case można dowiedzieć się, że liczy się wiele innych składowych w bilansie finansowym.

Księgowość jest sztuką

Co ciekawe, firma nie musi odnotowywać wyższych wyników sprzedaży, żeby „wizualnie” była postrzegana jako ta, która ma znaczny przychód. Wystarczy tylko odpowiednio „zinterpretować” finanse, takie jak amortyzacja, czy zysk, by firma stała lepiej.  Czasami odpowiednie ujęcie takich elementów ogólnego budżetu w rachunkowości może przywrócić firmie płynność finansową. Szczególnie jeśli rozważy się termin, w jakim przyjmuje się pozyskiwanie należności związane ze sprzedażą produktów lub usług.

Sztuka w księgowości najczęściej jednak odbija się niekorzystnie na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Wciąż bowiem księgowy szacuje ewentualne zyski, amortyzację, czy wydatki według swojego uznania. Jeśli przedsiębiorca nie konsultuje takich rozwiązań z działem rachunkowości, firma może to boleśnie odczuć pod względem finansowym i wizerunkowym.

Zła kondycja przedsiębiorstwa, która może być spowodowana takimi a nie innymi szacunkami księgowego, zmusza niekiedy biznesmena do podejmowana radykalnych działań. Zalicza się do nich ograniczenie liczby personelu, czy cięcie kosztów przeznaczonych na dalszy rozwój. Często zaś po zwolnieniu pracowników w firmie spada morale, a także znacznie trudniej utrzymać ten sam poziom jakości świadczonych usług jak przed redukcją etatów.

Zdarzają się również sytuacje, kiedy przedsiębiorca zdaje sobie sprawę, że firma chyli się ku upadkowi. Wtedy, w porozumieniu z księgowym, może zmienić pewne szacunki finansowe, by instytucja lepiej „radziła sobie” na rynku. Na ogół takie zachowanie jest nieetyczne i wzbudza wątpliwości analityków finansowych, którzy zaczynają się szczegółowo przyglądać poczynaniom przedsiębiorcy podejmującemu takie działania. Są jednak i takie sytuacje, które mogą pomóc, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydają się mocno „naciągane”. Przykładem jest odsprzedaż towaru dystrybutorom z zaznaczeniem, że produkty powinny trafić do oferty nie wcześniej niż za kilka miesięcy. Przedsiębiorcy dystrybuujący towary niechętnie przystają na takie rozwiązania, ponieważ ich lokale magazynowe nie są „z gumy”. Niemniej nie jest to nieetyczne i może pomóc przetrwać trudniejszy okres w firmie.

Jak rozkładają się finanse w firmie?

Ważną kwestią jest to, jak firma księguje poszczególne przychody i rozchody. Niekiedy realizuje się takie projekty, których wpływ na rozwój przedsiębiorstwa trudno oszacować pod względem terminu. Nie sposób nieraz przewidzieć, czy opłacona kampania reklamowa będzie mieć widoczny wpływ na wzrost sprzedaży i czy da się to zauważyć w pierwszych trzech miesiącach po jej wdrożeniu, czy po roku. Stąd też w rachunkowości mogą pojawić się szacunki, które księgowy uznaje według siebie. Osoba, która natomiast zajmuje się rachunkowością, raczej nie ma na co dzień styczności z działaniami promocyjnymi. Dlatego te szacunki mogą być niedokładne, czy wręcz błędne. Przedsiębiorca powinien mieć to na uwadze i, na przykład uwzględniać wartość przybliżoną, a później ją odpowiednio zwiększać lub zmniejszać proporcjonalnie do otrzymanych wyników i statystyk.

Często amortyzacja bywa problematyczna, czyli to, jak długo dany przedmiot będzie użytkowany w firmie. Wielu początkujących przedsiębiorców wpisuje w koszty od razu całą kwotę, jaką przeznaczył na zakup określonego urządzenia, czy pojazdu. Takie podejście sprawia, że z firmowego budżetu odpływa znaczna kwota w jednym miesiącu. Natomiast amortyzacja to nic innego, jak przydatność danego przedmiotu na przestrzeni czasu. By firma nie traciła swojej płynności finansowej, najlepiej takie koszty rozłożyć na co najmniej rok lub więcej, w zależności od tego, jakiego przedmiotu dotyczy amortyzacja. Przykładowo samochód firmowy można użytkować przez pięć lat i koszt związany z jego zakupem warto rozłożyć na sześćdziesiąt miesięcy, wyliczając w ten sposób mniejszą kwotę co miesiąc.

Księgowy, który musi uwzględnić amortyzację, często może zapomnieć o tym, że dany produkt z czasem będzie tracić na swojej wartości. Innym takim aspektem, który wzbudza wątpliwości, jest to, jak długo firma będzie korzystać z przedmiotu ujętego w kosztach związanych z amortyzacją. Trudno bowiem przewidzieć, czy po dwóch latach od zakupu przedsiębiorca nie zdecyduje się sprzedać danego przedmiotu i kupić innego.

Jak ocenić „wyporność” firmy?

Jeśli przedsiębiorca chciałby nawiązać współpracę z daną firmą, musi sprawdzić, czy jest wypłacalna. Przydają się do tego odpowiednie wskaźniki, o których szczegółowo można przeczytać w e-publikacji pt. „Inteligencja finansowa. Co przedsiębiorca musi wiedzieć o liczbach”. Są cztery najważniejsze szacunki tego typu, czyli wskaźnik: rentowności, zadłużenia, płynności i wydajności. Biorąc je wszystkie pod uwagę, łatwo udaje się oszacować, czy określona instytucja jest w dobrej sytuacji finansowej, należy do rozwijających się przedsiębiorstw, a także, czy ma co miesiąc większy przychód niż koszty.

Wskaźniki te wylicza się według prostych zależności. Dlatego nikomu nie powinno sprawić to większych problemów. Szczególnie gdy ma się na co dzień najmniejszą, chociażby styczność z firmową rachunkowością. Warto pamiętać o regularnym wyliczaniu takich wskaźników w przedsiębiorstwie, gdyż to właśnie dzięki nim można najszybciej zorientować się, w jakim położeniu jest firma. Dysponując takimi danymi odpowiednio wcześnie, można podjąć odpowiednie kroki zaradcze, by poprawić sytuację, jeśli nie jest korzystna.

Presja na księgowym

Ciemną stroną sztuki finansów jest to, jak wielką nieraz odpowiedzialnością obarcza się osobę, która zajmuje się rachunkowością. Jeżeli prowadzi księgi rachunkowe niewielkiej firmy, powinien bez trudu i stresujących sytuacji z powodzeniem wykonywać swoją pracę. Im jednak instytucja jest większa i ma różnorodne źródła przychodu i obciążeń, które księguje się w różnych terminach, sytuacja zaczyna się komplikować. Podkreślając to, że księgowy jest ekspertem tylko w swojej dziedzinie, często trudno jest mu precyzyjnie wyliczyć koszty, które wpisuje się według własnych szacunków. Zawsze więc takie wątpliwe kryteria wypełniać w rubrykach w porozumieniu z kimś, kto jest w firmie odpowiedzialny za sytuację finansową firmy, na przykład z menedżerem.

Najczęściej, gdy księgowy sobie, a firma sobie, prędzej, czy później dochodzi do przykrych konsekwencji, o których była wzmianka wyżej.

Trzeba też pamiętać o tym, że są tacy księgowi, którzy potrafią odprowadzać niewielkie kwoty co miesiąc na swoje konto, a przedsiębiorca zupełnie nie ma o tym pojęcia. Nieraz słyszało się historie o księgowych, którzy wyjechali z firmy przysłowiowym Ferrari. Wielu przedsiębiorców ma nieraz albo pełne zaufanie do swoich pracowników zajmujących się rachunkowością, albo nie mają bladego pojęcia o tym, jak się prowadzi księgowość. Zarówno ci pierwsi, jak i drudzy dowiedzą się z tej e-publikacji, na jakie przepływy finansowe zwracać uwagę, a także jak interpretować poszczególne zestawienia. Mając taką wiedzę, można nie tylko uchronić firmę przed popadnięciem w zadłużenie, ale również przed nieuczciwymi praktykami samego księgowego.

Z drugiej strony to właśnie księgowy może na ogół wyciągnąć firmę z zapaści. Nieraz inny szacunek wydatków wystarczy, by kiepska sytuacja zmieniła się w całkiem przyzwoitą. W tym e-booku mówi się nawet o pewnym artyzmie księgowego, który musi nieraz wykazać się kreatywnością, żeby poprawić sytuację finansową firmy bez jakichkolwiek zmian w jej organizacji.

Udostępniane raportu finansowego – dobra praktyka wciąż rzadko stosowana

Okazuje się, że gdy wszyscy pracownicy firmy są świadomi, w jakiej sytuacji finansowej znajduje się instytucja, potrafią pracować znacznie wydajniej i być bardziej zaangażowani w swoją pracę. Przedsiębiorcy jednak na ogół udostępniają takie informacje tylko zaufanym pracownikom lub tylko członkom zarządu. Z tego też powodu nie udaje się zwykle odpowiednio wcześnie zmotywować wszystkich do bardziej wytężonego wysiłku.

Dając do wglądu położenie firmy, można w ten sposób skutecznie budować więź z pracownikami, jak również pozytywnie wpływać na atmosferę i morale w przedsiębiorstwie. Nie każdy biznesmen potrafi jednak traktować zatrudnionych pracowników w taki sposób, jakby byli jednym z elementów całej układanki. Tam, gdzie jest duża rotacja zatrudnionych, gdzie personel nie ma poczucia, że ich zdanie się liczy, nie można oczekiwać, że taki system mógłby się przyjąć.

Dla kogo jest ta publikacja?

Po tego e-booka mogą sięgnąć biznesmeni, którzy prowadzą dowolną działalność. Osoby, które jeszcze nie założyli firmy, także będą wiedzieć, jak bardziej świadomie organizować firmowy budżet. Znając sztukę rachunkowości przedstawioną w publikacji pt. „Inteligencja finansowa. Co przedsiębiorca musi wiedzieć o liczbach”, można również uniknąć wielu błędów, jakie popełniły firmy, które albo „chciały za bardzo pozostać na fali”, albo niewłaściwie interpretowały wyniki w danym okresie rozliczeniowym. Mówi się, że najlepiej ktoś się uczy na swoich błędach, jednak w biznesie nawet jedna pomyłka może oznaczać poważne kłopoty, z których nieraz nie sposób już wyjść. Warto więc sięgnąć po tę publikację i dowiedzieć się, jakie rozwiązania mogą się sprawdzić. Jest też m.in. mowa o tym, jakie szacunki sprawiają najwięcej trudności w zorientowaniu się, jak właściwie firma „stoi”.